1. 원드라이브(OneDrive)란?
원드라이브(OneDrive)는 마이크로소프트에서 제공하는 클라우드 기반의 파일 저장 및 공유 서비스입니다. 이 서비스를 사용하면 여러 기기에서 다양한 파일을 한 곳에 저장하고 어디서나 쉽게 접근할 수 있습니다. '원(One)'은 단일성과 통합성을 나타내며, '드라이브'는 파일을 저장하는 클라우드 공간을 의미합니다. 원드라이브를 사용하면 파일을 온라인 상에서 관리하고, 필요할 때 언제든지 접근할 수 있습니다. 또한 다른 사용자와 파일을 공유하거나 협업할 수도 있습니다.
2. 원드라이브(OneDrive)의 필요성
원드라이브(OneDrive)는 클라우드 기반의 파일 저장 및 공유 서비스로, 다양한 이유로 유용하게 사용됩니다. 여기서 몇 가지 원드라이브의 필요성을 더 자세히 살펴보겠습니다.
① 다양한 기기에서 파일 접근 및 동기화 - 원드라이브를 사용하면 여러 기기에서 파일에 쉽게 접근할 수 있습니다. 파일을 업로드하면 클라우드에 저장되고, 다른 기기에서도 동기화되어 변경 사항이 실시간으로 반영됩니다.
② 파일 공유와 협업 - 원드라이브를 통해 다른 사용자와 파일을 공유하고 협업할 수 있습니다. 문서를 공동으로 편집하거나 주석을 달 수 있어 효율적인 협업이 가능합니다.
③ MS 오피스와 연동 - 원드라이브는 MS 오피스와 연동되어 문서를 편집하고 공동으로 작업할 수 있습니다. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 원드라이브에서 열어 편집할 수 있습니다.
④ 보안 기능 - 이중 인증, 파일 암호화 및 기타 보안 기능을 활용하여 데이터를 보호할 수 있습니다.
⑤ 자동 백업 - 원드라이브는 파일을 자동으로 백업하여 손실되지 않도록 합니다.
⑥ 용량 - 사용자는 무료로 5GB 용량을 사용할 수 있으며, 추가 용량은 마이크로소프트 365 구독을 통해 1TB의 용량을 사용할 수 있습니다. 또한 파일 크기가 최대 100GB인 파일을 업로드할 수 있습니다.
3. 원드라이브 클라우드에 접근하는 방법
마이크로소프트에서 제공하는 파일 저장 및 공유 서비스인 원드라이브 클라우드에 접근하는 방법은 총 세가지입니다.
① 원드라이브는 온라인 상에서 마이크로소프트의 웹 페이지에 접속하여 사용하는 ‘웹 버전’
② 노트북이나 데스크탑의 ‘윈도우 11에 탑재된 앱 버전’
③ iOS 및 Android용 앱 스토어에서 다운받은 원드라이브 ‘모바일 앱 버전’
이번 포스팅에서는 사용자가 핸드폰이나 태블릿에서 파일을 저장하고 관리할 수 있도록 설계된 원드라이브의 ‘모바일 앱 버전’에 대하여 자세히 알아보겠습니다.
4. 원드라이브의 모바일 앱 버전과 윈도우 11의 앱 버전 비교
원드라이브의 모바일 앱 버전과 윈도우 11의 앱 버전은 기본적인 중요한 기능을 모두 다 갖추고 있으며 각각의 플랫폼에 최적화된 기능과 인터페이스를 제공합니다. 그렇지만 기기와 운영체제의 특성 상 두 버전이 특히 강조하는 특성이 있으니 그 차잇점은 다음과 같습니다.
1) 원드라이브 ‘모바일 앱 버전’
① 휴대성 - 핸드폰과 태블릿에 최적화되어 있어 언제 어디서나 접근할 수 있습니다.
② 스캔 기능 - 문서나 사진을 쉽게 스캔하여 작업하고 클라우드에 저장할 수 있습니다.
③ 사진 백업 - 자동으로 모바일 기기의 사진과 비디오를 클라우드에 백업할 수 있습니다.
④ 단순한 인터페이스 - 터치 기반의 사용 경험을 위해 간단하고 직관적인 디자인이 특징입니다.
2) 원드라이브 ‘윈도우 11 앱 버전’
① 윈도우 기능과 통합 - 윈도우 11에 통합되어 있어 파일 탐색기 사용 등, 다양한 기능과 통합되어 있어 편리합니다.
② 고급 파일 관리 - 드래그 앤 드롭, 여러 파일 선택 등의 고급 파일 관리 기능을 제공합니다.
③ 협업 도구 - 문서에 대한 공동 작업과 실시간 편집 기능이 강화되어 있습니다.
④ 대량 업로드 및 다운로드 - 큰 파일이나 폴더를 효율적으로 업로드하고 다운로드할 수 있는 기능이 있습니다.
5. 핸드폰에서 원드라이브 ‘모바일 앱 버전’ 사용 방법
원드라이브 ‘모바일 앱 버전'은 모바일 앱을 다운받아서 핸드폰이나 태블릿을 MS 클라우드에 동기화합니다. 그리고 인터넷이 연결되지 않은 오프라인 상태에서도 파일에 접근할 수 있도록 오프라인 저장 옵션을 제공합니다.
원드라이브의 ’모바일 앱‘을 설치하여 MS 클라우드와 모바일을 동기화하여 사용하는 방법은 다음과 같습니다.
1) 앱 설치하기와 로그인 및 카메라 백업 켜기
① iOS와 Android 운영체제의 핸드폰이나 태블릿의 앱 스토어에서 원드라이브 앱을 다운 받아 서 설치합니다.
② 앱을 처음 실행하면 Microsoft 계정으로 로그인해야 합니다. 계정이 없다면 새로 생성할 수 있는 옵션도 제공됩니다.
③ 카메라 백업 켜기
원드라이브 무료 제공 저장 용량이 5GB 밖에 되지 않기 때문에 카메라 백업 켜기는 권장하지 않습니다, 조금만 업로드해도 추가 용량을 구매하라는 팝업창이 뜨기 때문에 꼭 필요한 분만 하시기 바랍니다.
카메라 백업 기능을 켜면 핸드폰에 이미 저장된 사진과 동영상도 자동으로 OneDrive에 업로드되어 백업되며, 이후에 촬영하는 모든 사진과 동영상도 자동으로 백업됩니다. 이렇게 하면 기기를 분실하거나 교체할 때도 사진과 동영상을 안전하게 보관할 수 있습니다.
2) 홈 화면
① 사용자 전용
홈 화면에서 ’사용자 전용‘ 섹션은 작업 효율성을 높이기 위해 사용자가 자주 접근하거나 작업한 파일들을 찾기 쉽도록 개인화된 방식으로 보여주는 기능입니다.
② 최근에 사용한 파일
최근에 원드라이브에서 작업한 파일 목록이 제시됩니다. ’모두 보기‘를 터치하면 최근에 작업한 순서대로 모든 파일 목록이 보이고 오른쪽 위쪽에는 큰 아이콘과 보통 아이콘으로 보기 방식을 변환하는 아이콘이 있습니다.
③ 파일 옆의 3점 메뉴(더보기 메뉴)를 누르면 아래의 기능을 사용할 수 있습니다.
- 공유 - 파일을 다른 사람과 공유할 수 있습니다. 링크를 생성하거나 특정 사람에게 초대장을 보낼 수 있습니다.
- 다운로드 – 원드라이브 크라우드에 있는 파일을 핸드폰의 내장 저장공간에 저장할 수 있습니다.
- 이름 바꾸기 - 파일의 이름을 변경할 수 있습니다.
- 오프라인 사용 가능 - 파일을 오프라인에서도 접근할 수 있도록 저장할 수 있습니다.
- 세부 정보 보기 - 파일의 세부 정보를 확인할 수 있습니다
④ 오프라인 파일
위의 3점 메뉴 중에 '오프라인 사용 가능' 기능을 사용하면 인터넷에 연결되지 않은 상태에서도 ’읽기 전용‘으로 파일을 읽을 수 있습니다. 편집하려면 다시 온라인 상태로 전환해야 하며, 오프라인 상태에서 핸드폰에 설치된 애플리케이션으로 편집한 파일은 새 파일로 저장되며 원본 파일은 변경되지 않습니다.
설정하는 순서는 다음과 같습니다.
- 파일 또는 폴더 선택하고, 옆에 있는 세 개의 점을 터치합니다.
- '음성을 문자로 변환' 파일의 예시처럼 오프라인 사용 가능 토글을 오른쪽으로 이동시키면 회색이 파란색으로 바뀝니다.
- 홈 화면의 아래에 오프라인 파일 목록에 표시됩니다.
⑤ ’스캔‘ 아이콘
카메라 모양의 아이콘을 터치하면 ’카메라 엑세스 허용‘ 여부를 선택하는 화면이 뜨고, 선택했다면 원드라이브에서 휴대폰으로 화이트보드, 문서, 명함을 스캔하거나 사진 촬영을 하고 편집하여 ’원드라이브 클라우드‘에 저장할 수 있습니다. 이 기능은 앞에서 언급한 ’카메라 백업 켜기‘와는 다른 기능으로 홈 화면의 카메라 모양 아이콘을 터치하여 실행합니다.
이 기능의 주요 특징은 다음과 같습니다.
- 화이트보드, 문서, 명함을 스캔 - 종이 문서를 카메라로 찍어 PDF 형식 파일로 변환할 수 있습니다.
- 사진 촬영 – 사진을 촬영하여 JPEG 이미지로 저장합니다.
- 자동 인식 - 스캔 기능은 문서의 경계를 자동으로 인식하고, 촬영한 이미지를 자동으로 자르거나 보정하여 더 깔끔한 결과물을 제공합니다.
- 텍스트 추출 및 검색 가능 – 마이크로소프트 365 추가 구독으로, 캡처한 파일을 터치하여 아래의 작업 메뉴창에서 ’추출‘ 기능을 사용하면, OCR(광학 문자 인식) 기능으로 이미지나 문서에서 텍스트를 추출하여 편집 가능한 형태로 변환할 수 있으며 검색할 수도 있습니다.
3) 파일 화면
① ’홈‘ 아이콘 옆의 ’파일‘ 아이콘을 터치하면 모든 폴더와 파일의 목록이 나열됩니다. 정렬 방식과 보기 방식 아이콘을 터치해서 방식을 전환해도 됩니다.
② 파일이나 폴더 옆의 3점 메뉴(더보기 메뉴)를 누르면 다양한 파일 작업을 할 수 있는 팝업 메뉴 창이 뜨며 작업 결과를 원드라이브 클라우드에 저장합니다.
③ 파일 명을 터치하면 파일이 열리고 파일의 유형에 따른 다양한 파일 작업을 할 수 있는 팝업창이 뜨며 작업 결과를 원드라이브 클라우드에 저장합니다.
4) 공유
① ’파일‘ 아이콘 옆의 ’공유‘ 아이콘을 터치하면 ’내가 공유한 항목‘만이 표시됩니다. 다른 사람이 나와 공유한 ’공유 받은 항목‘은 메뉴에 나타나지 않습니다. 공유와 관련된 모든 것을 확인하고 싶다면 OneDrive 웹 버전에서 확인하면 됩니다.
비즈니스용 OneDrive에서는 ’내가 공유한 항목‘과 ’공유 받은 항목‘이 별도로 관리됩니다. 즉, 내가 공유한 파일 또는 폴더와 다른 사람이 나와 공유한 파일 또는 폴더는 서로 다른 목록에 표시됩니다.
② ’내가 공유한 항목‘을 터치하면 공유한 폴더와 파일의 목록이 나열됩니다. 보기 방식 아이콘을 터치해서 전환해도 됩니다.
③ 파일이나 폴더 옆의 3점 메뉴(더보기 메뉴)를 누르면 다양한 파일 작업을 할 수 있는 팝업창이 뜨며, 특히 공유를 터치하면 공유와 관련된 팝업창이 뜹니다. 공유 설정은 다음과 같습니다.
- 링크 생성 - 링크를 생성하여 텍스트 메시지, 이메일, 또는 다른 앱을 통해 공유할 수 있습니다.
- 권한 설정 - 링크를 통해 파일을 볼 수 있는 사람에 대한 설정을 할 수 있습니다. 예를 들면, 편집 가능 또는 보기 가능이나, 특정 날짜 이후에는 만료되는 링크(추가 구매해야 함)를 설정할 수 있습니다.
- 특정 사람 초대 - 특정 사람의 이메일 주소를 입력하여 초대할 수 있습니다. 이 경우, 초대받은 사람만 파일에 접근할 수 있습니다.
5) 사진
① 갤러리
’공유‘ 아이콘 옆의 ’사진‘ 아이콘을 터치하면 ’갤러리 화면이 뜨는데, ’사용자 전용‘과 ’모든 폴더‘의 사진 화면이 제시됩니다.
’사용자 전용‘ 섹션은 작업 효율성을 높이기 위해 사용자가 자주 접근하거나 작업한 파일들을 찾기 쉽도록 개인화된 방식으로 보여주는 기능입니다.
필터를 사용하여 ’모든 폴더‘ 혹은 ’사진 폴더‘만을 선택할 수도 있습니다.
② 앨범
’갤러리‘ 옆의 ’앨범‘을 터치하면 ’즐겨찾기‘와 내가 만들어 놓은 앨범 명의 목록이 뜹니다. 화면 위의 3점 메뉴(더보기 메뉴)를 누르면 ’앨범 만들기‘와 ’검색‘ 기능을 사용할 수 있는 팝업창이 뜹니다.
③ 살펴보기
’앨범‘ 옆의 ’살펴보기‘을 터치하면 ’장소‘ / ’사물‘ / ’범주‘의 유형에 따른 묶음 사진들이 임의적으로 제시됩니다. 예를 들면, 사물의 ’나무‘를 클릭하면 모든 사진 중에 나무와 관련된 사진 파일의 목록이 자동으로 뜹니다.
6) 나
’사진‘ 아이콘 옆의 ’나‘ 아이콘을 터치하면 나의 ’Microsoft 계정‘과 ’원드라이브 사용량‘과 작업 메뉴를 사용할 수 있는 창이 뜹니다. 왼쪽 사진에서 보이는 작업 메뉴 항목들이 있으며 ’로그아웃‘을 할 수 있는 버튼도 있습니다.
’설정‘ 메뉴를 터치하면 나타나는 작업 메뉴 중에서 주요한 기능에 대해 알아보겠습니다.
① 알림 - 알림 기본 설정을 관리합니다. 원드라이브에서 받는 알림을 개인의 필요에 맞게 조정할 수 있습니다.
② 개인 정보 및 사용 권한
③ 카메라 백업 – 이미 앞에서 언급했듯이, 핸드폰에 이미 저장된 것과 이후에 촬영하는 모든 사진과 동영상을 자동으로 원드라이브에 업로드하여 백업하는 것입니다. 동영상 포함 여부, 백업 방법, 디바이스 백업 폴더 구성, 백업 끄기 등이 있습니다.
④ 오프라인 파일을 동기화(백업 방법) - 'Wi-Fi를 통해서만', 'Wi-Fi 및 모바일 네트워크를 통해' 두 가지 선택지가 있습니다. 헨드폰 요금제를 고려해서 선택하면 됩니다.
⑤ 앱 잠금 – 원드라이브 앱을 보호하기 위해 6자리 PIN 번호를 설정하는 것입니다.
7) + 새로 만들기
홈 화면의 상단의 ’+‘ 아이콘을 터치하면 ’새로 만들기‘ 팝업 메뉴가 뜹니다. ’새로 만들기‘ 기능을 사용하면 다양한 작업을 수행할 수 있으며 주요 기능은 다음과 같습니다.
① 스캔 - 앱 내에서 화이트보드, 문서, 명함 등을 카메라로 찍어 PDF 형식 파일로 변환하여 원드라이브에 저장할 수 있습니다.
② 폴더 만들기 - 파일을 정리할 수 있는 새로운 폴더를 생성할 수 있습니다.
③ 업로드 – 핸드폰 내장 저장공간에 있는 파일을 원드라이브에 업로드할 수 있습니다.
④ 사진 촬영 - 앱 내에서 사진을 촬영하여 원드라이브에 저장할 수 있습니다.
⑤ 문서 만들기 – 원드라이브와 연동되어 있는 Word, Excel, PowerPoint 등의 새로운 문서를 만들어 원드라이브에 저장할 수 있습니다.
이상으로 핸드폰에서 원드라이브 앱 버전을 설치하고 사용하는 방법과 관련 안내 사항에 대하여 알아보았습니다.
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